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Aus über 15 Jahren Mittelstands-Transformation entwickelt

Mit der Work-Easy-Methode geben mittelständische Unternehmen ihren Teams bis zu 8 Stunden pro Woche und Mitarbeiter zurück

Wir digitalisieren einen konkreten Kernprozess – umgesetzt und übergeben in zwölf Wochen, nicht nur konzipiert. Ohne 200-Seiten-Konzept, ohne Software-Ruine, ohne Dauer-Beratungsvertrag.

AuftragsabwicklungLiveEINGANGIN ARBEITERLEDIGTAutomatisch: Status an Vertrieb gemeldet · Doppelerfassung entfälltZuständigkeiten: eindeutigPRODUKTIVITÄTSSTEIGERUNG+11–37 %Übergabe: Woche 12Ihr Team führt es selbst weiter+8 Std. / Wochepro Mitarbeitendem zurück
Ein Kernprozess. Ein System. Zwölf Wochen.
Unternehmen, die mit WORSY einfacher arbeiten
Engelmann HaustechnikPerlentaucherBartz ImmobilienDHS VersicherungsmaklerFietz ThermoplastSola ConceptRECURA KlinikenGreenpeak PartnersagoformBistum EichstättBad NauheimÖkozentrum NRWAltenpflege mit Herzedoo architectsAMC Advise Media ConsultingAdstronautsAerogreetMontag MontagAbschlepp- und BergungsdienstBAYRIVA BalearesAitherYPOGBenthaus Architekten
Wo drückt es bei Ihnen?

Welcher Prozess kostet Sie gerade am meisten?

Wählen Sie den Bereich, der bei Ihnen am meisten Zeit und Nerven frisst – und sehen Sie, wie andere Mittelständler genau dieses Problem gelöst haben.

Ihr Prozess ist nicht dabei?

Die Work-Easy-Methode ist nicht auf diese vier Bereiche beschränkt. Wenn ein Ablauf wiederkehrend ist und Zeit frisst, lässt er sich abbilden – auch wenn er sehr branchenspezifisch ist: Projektmanagement, Einkauf & Bestellwesen, Rechnungsstellung, Objekt- und Kundenverwaltung, Baustellen-Dokumentation. Im Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, ob und wo sich Ihr Ablauf lohnt.

Sie führen ein Beratungshaus? Dann gibt es mit dem Consulting Operating Cockpit bereits eine fertige Lösung: Zeiterfassung, Auslastung, Forecast und Abrechnung auf einer Datenbasis.

Bereits umgesetzt u. a. in: Windenergie · Kunststofftechnik · Solar & Haustechnik · Versicherungen · Immobilien · Pflege · Ingenieurwesen · Personalentwicklung · Agenturen
Warum wir anders arbeiten

Das „Geheimnis“ hinter Digitalisierung, die wirklich funktioniert, ist überraschend einfach

Jeder, der schon einmal ein Digitalisierungsprojekt erlebt hat, weiß:

Digitalisierung = 80 % Prozess & Menschen, 20 % Technik.

Das Problem: Im Markt finden Sie kaum einen Anbieter, der in diesen 80 % wirklich stark ist.

Schauen wir uns Ihre aktuellen Optionen an …

  • Das klassische IT-Systemhaus liefert die Technik und die Lizenzen – aber wie Ihre Abläufe damit funktionieren sollen, müssen Sie selbst herausfinden.
  • Die große Strategieberatung liefert ein beeindruckendes Konzept – aber nach der Abschlusspräsentation liegt die Umsetzung wieder bei Ihnen.
  • Der Software-Anbieter verkauft Ihnen sein Tool – und Ihr Prozess muss sich dem Tool anpassen, nicht umgekehrt.

Fazit: Niemand liefert Ihnen das entscheidende Puzzleteil – einen Prozess, der digital sauber läuft und den Ihr Team wirklich nutzt.

Was dann passiert, kennen Sie vermutlich:

Jedes Jahr fließen 20.000 € bis 100.000 € in Lizenzen, Tools und Beratertage – während die eigentliche Arbeit weiter per E-Mail, Excel und Zuruf organisiert wird.

Das Ergebnis:

  • Entweder Sie zahlen für Software, die keiner nutzt.
  • Oder Sie bekommen ein Konzept, das nie umgesetzt wird.
  • Oder das Projekt versandet nach sechs Monaten im Tagesgeschäft.

Fakt: Die meisten Unternehmen rufen nur 20–30 % ihres Digitalisierungspotenzials ab – und gleichen den Rest mit Überstunden und zusätzlichem Personal aus.

Aber was machen WIR anders – und warum funktionieren die Systeme unserer Kunden im Alltag?

Ganz einfach: Wir machen das Gegenteil dessen, was die meisten Anbieter tun.

Wir verzichten bewusst auf komplizierte Tool-Landschaften, monatelange Konzeptphasen und Hochglanz-Präsentationen, die im Alltag nichts bringen.

Die Work-Easy-Methode folgt dabei einer festen Reihenfolge: erst der Prozess, dann die Menschen, zuletzt die Technik. Wer diese Reihenfolge umdreht, kauft Werkzeug für ein Problem, das er noch nicht verstanden hat.

Konkret heißt das:

  • Statt Tool-Zoo: ein System, das zu Ihrem Prozess passt – aufgebaut auf erprobten Standard-Werkzeugen, nicht auf Eigenentwicklungen.
  • Statt 200-Seiten-Konzept: in Wochen ein lauffähiger Prozess, den Ihr Team im Alltag testet.
  • Statt Big Bang: ein Kernprozess zuerst – sauber ausgearbeitet und durchoptimiert, bevor der nächste kommt.
  • Statt Dauerabhängigkeit: Übergabe an Ihr Team, inklusive Schulung und Dokumentation. Sie führen das System selbst weiter.
  • Statt Berater-Sprech: Klartext. Wir sagen Ihnen auch, wenn sich ein Prozess nicht lohnt.

Und nun ja … die Ergebnisse sprechen für sich. Aber sehen Sie selbst …

Fallstudien

Ergebnisse von Work-Easy-Kunden

Ø 4,8 von 5 Sternen aus 11 verifizierten Kundenbewertungen auf Agenturmarkt.de · Veröffentlichte Ergebniswerte: 11–37 % Produktivitätssteigerung, Return on Invest in unter 3 Monaten.

Solar-Fachbetrieb: Auftragsabwicklung Ende-zu-Ende automatisiert – tausende Aufträge unterbrechungsfrei migriert

Die Engelmann Haustechnik GmbH – spezialisiert auf Planung, Montage und Inbetriebnahme von Solaranlagen – wuchs schneller als ihre Strukturen: mehr Aufträge, mehr Mitarbeitende, parallel laufende Projekte. Die vorhandenen Prozesse skalierten nicht mehr, Auswertungen wurden komplex, die Übersicht nahm ab. WORSY hat das bestehende Setup neu strukturiert und die Auftragsabwicklung vom Auftragseingang über Planung, Montage und Inbetriebnahme bis zum Kundenfeedback durchgängig automatisiert – inklusive Migration mehrerer tausend Bestandsaufträge ohne Betriebsunterbrechung.

Engelmann Haustechnik GmbH · Solaranlagen: Planung, Montage, Inbetriebnahme

Kategorie
Auftragsabwicklung
Bestandsaufträge migriert
> 1.000
Betriebsunterbrechung
0 Tage
Status je Auftrag
Echtzeit

„Unsere Abläufe sind heute klar strukturiert, skalierbar und vollständig transparent.“

Simon Engelmann · Geschäftsführer, Engelmann Haustechnik GmbH

Perlentaucher (Mallorca): Vom verstreuten Anfragen-Chaos zum durchgängigen Vertriebsprozess – vom Erstkontakt bis After-Sales

Bei Perlentaucher – Entwickler exklusiver Villen („Pearls“) im Südwesten Mallorcas – liefen Interessenten-Informationen über E-Mail, Excel, Telefonnotizen und WhatsApp – der aktuelle Stand je Interessent war kaum nachvollziehbar. WORSY hat den gesamten Kundenlebenszyklus in einem System abgebildet: automatisierte Erfassung neuer Anfragen aus Website, Social Media und Direktkontakt, Qualifizierung mit Erinnerungen und Statusübersicht, standardisierte Angebots- und Vertragsphasen und die Übergabe in die After-Sales-Betreuung (Pool-, Garten-, Reinigungsservices) – mit Echtzeit-Dashboards je Kundenphase.

Perlentaucher Holding Balearen S.L. · Entwicklung exklusiver Villen · Port Adriano, Mallorca · perlentaucher.es

Kategorie
Vertrieb & CRM
Kundenlebenszyklus
Ende-zu-Ende
Anfragen-Erfassung
automatisiert
Phasen-Überblick
Echtzeit

„Echte Umsetzung. Messbar. Wirksam. Ohne Blabla.“

Max Roloff · Perlentaucher Holding Balearen S.L.

Immobilienmakler: Recruiting & Onboarding digitalisiert – Bewerber schneller im Prozess, neue Mitarbeitende schneller produktiv

Die Bartz GmbH – Immobilienmakler in Neustadt an der Weinstraße – wuchs schnell und wollte teure Fehleinstellungen vermeiden. Mit WORSY entstand eine digitale Candidate Journey: Alle Bewerbungen laufen zentral zusammen; Eingangsbestätigungen, Qualifizierungsschritte, Interview-Planung und Vertragsvorbereitung werden automatisch angestoßen. Ein strukturierter Onboarding-Workflow regelt ab Tag eins, wer was wann macht – vom Einarbeitungsplan bis zur Feedback-Schleife. Dashboards zeigen jederzeit, wie viele Bewerber in welcher Phase sind und wo Engpässe entstehen.

Bartz GmbH · Immobilienmakler · Neustadt an der Weinstraße

Kategorie
Recruiting & HR
Einarbeitung geregelt ab
Tag 1
Mailings, Interviews, Verträge
automatisch
Bewerber je Phase
Echtzeit

„Pragmatisch, professionell, wirksam – so macht Prozessoptimierung Spaß.“

Nicolas Kunz · Bartz GmbH

Versicherungsmakler: Interne IT-Anfragen aus Postfächern in ein Ticketsystem mit messbaren Bearbeitungszeiten

Die DHS Versicherungsmakler GmbH & Co. KG (rund 80 Mitarbeitende) wollte interne Support- und Serviceanfragen effizienter managen und bereichsübergreifende Projekte verbindlicher machen. WORSY führte ein Ticketsystem ein: Jede Anfrage – von der technischen Störung bis zum Softwarebedarf – wird strukturiert erfasst, priorisiert und nachverfolgt; Zuständigkeiten sind klar geregelt, Bearbeitungszeiten messbar. Parallel sorgt eine einheitliche Projektsystematik mit Fortschritts-Tracking, Deadlines und Eskalationsmechanismen für Verbindlichkeit im ganzen Haus.

DHS Versicherungsmakler GmbH & Co. KG · rund 80 Mitarbeitende

Kategorie
Service & interne IT
Interne Anfragen erfasst
100 %
Bearbeitungszeiten
messbar
Projektfortschritt
getrackt

„Die Mitarbeiter haben sich bei mir bedankt.“

Jan Decker · DHS Versicherungsmakler GmbH & Co. KG

Weitere Fallstudien: Projektmanagement & Ende-zu-Ende-Prozesse

Zwei Beispiele dafür, dass die Work-Easy-Methode über die vier Kernbereiche hinaus trägt – bis hin zu regulatorisch komplexen Projekten.

NeXtWind: Repowering-Projekte mit regulatorischer Komplexität – zentral gesteuert und skalierbar

Beim Windenergie-Unternehmen NeXtWind liefen Repowering-Projekte über manuelle Prozesse mit unklaren Zuständigkeiten und verstreuten Informationen – bei wachsendem Portfolio nicht skalierbar. WORSY baute ein zentrales Projektsystem mit Automatisierungen, Dashboards, Vorlagen und Schnittstellen: Projektstände, Fristen und Verantwortlichkeiten sind jederzeit transparent – auch für Management und Investoren. Neue Mitarbeitende sind im System sofort einsatzfähig.

NeXtWind GmbH · Windenergie-Repowering · 500 MW installiert

Kategorie
Projektmanagement
Projektstände & Fristen
jederzeit transparent

„Projekte mit regulatorischer Komplexität sind endlich effizient zu managen.“

Nantke Behrend · NeXtWind GmbH

Fietz Thermoplast: Ein durchgängiger Prozess von der Angebotsanfrage bis zur Rechnungsstellung

Beim Kunststofftechnik-Unternehmen Fietz Thermoplast arbeiteten Vertrieb, Projektabwicklung und Buchhaltung entkoppelt voneinander – jeder Bereich pflegte eigene Excel-Pläne, Übergaben liefen per Zuruf. WORSY hat den Kernprozess durchgängig abgebildet: klare Übergabepunkte zwischen den Bereichen, vollautomatisierter Daten- und Informationsfluss, Status in Echtzeit – von der ersten Anfrage bis zur gestellten Rechnung.

Fietz Thermoplast · Kunststofftechnik

Kategorie
Angebot bis Rechnung
Daten- & Infofluss
vollautomatisiert

„Nicht nur technisch sauber, sondern ein echter Gamechanger für unser Unternehmen.“

Sebastian Triebs · Fietz Thermoplast
Ein Blick hinter die Kulissen

So bauen wir ein System, das Ihrem Team jede Woche Stunden zurückgibt

Die meisten Anbieter setzen „kurz mal ein Tool auf“ und testen dann mit Ihrem Geld und den Nerven Ihres Teams. Wir machen die Arbeit, die keiner macht: Wir verstehen zuerst den Prozess – und bauen dann ein System, von dem wir vorher wissen, dass es im Alltag trägt. Das Leitprinzip der Work-Easy-Methode: erst der Prozess, dann die Menschen, zuletzt die Technik – in genau dieser Reihenfolge.

01

Verstehen – Prozessaufnahme dort, wo die Arbeit passiert

Nach einem Kick-off mit Ihnen gehen wir dorthin, wo der Prozess wirklich läuft: an den Schreibtisch, in die Werkhalle, ins Postfach. Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit machen – nicht nur mit dem Organigramm.

Dabei greifen wir auf über 15 Jahre Erfahrung aus Mittelstands-Transformationen zurück und finden die Zeitfresser, an die Sie selbst nicht gedacht haben: Doppelerfassungen, Medienbrüche, Rückfrage-Schleifen.

02

Bauen – ein lauffähiges System statt eines Konzepts

Jetzt wissen wir exakt, wo es hakt. Auf dieser Basis bauen wir Ihren Prozess digital nach – mit erprobten Standard-Werkzeugen, nicht mit riskanten Eigenentwicklungen. Das ist die Königsdisziplin: einen Ablauf so einfach abzubilden, dass Ihr Team ihn gerne nutzt.

Sie bekommen keinen Foliensatz, sondern ein System, in dem ab Woche vier echte Vorgänge laufen: Aufgaben, Freigaben, Automatisierungen, Auswertungen – alles an einem Ort.

03

Übergeben – Ihr Team führt es selbst weiter

Ein System, das nur mit uns funktioniert, wäre ein schlechtes System. Deshalb schulen wir Ihre Schlüsselnutzer, dokumentieren jeden Ablauf und übergeben die Verantwortung Schritt für Schritt an Ihr Team.

Hinweis: Falls Sie bereits Software im Einsatz haben, ist das kein Problem. Wir bauen wo immer möglich auf dem auf, was Sie haben – statt alles neu zu kaufen.

Ihr Weg in 12 Wochen

Vom ersten Gespräch bis zur Übergabe – Woche für Woche

„Schnell“ behaupten kann jeder. Deshalb hier der konkrete Fahrplan, nach dem jedes Work-Easy-Projekt läuft:

Woche 1–2

Prozessaufnahme

Kick-off, Gespräche mit Ihrem Team, Aufnahme des Ist-Prozesses. Ergebnis: die Zeitfresser sind benannt und in Stunden beziffert.

Woche 3–6

System bauen

Wir bilden Ihren Prozess digital ab – Zuständigkeiten, Automatisierungen, Auswertungen. Auf Standard-Werkzeugen, nicht auf Eigenentwicklungen.

Ab Woche 4

Erste echte Vorgänge

Ihr Team arbeitet mit realen Fällen im neuen System. Was im Alltag nicht trägt, wird sofort angepasst – nicht erst nach Projektende.

Woche 7–12

Optimieren & übergeben

Feinschliff, Schulung der Schlüsselnutzer, Dokumentation. Am Ende führt Ihr Team das System selbst – ohne Dauerabhängigkeit von uns.

Stunden-Rechner

Wie viel Zeit verliert Ihr Team an Routinearbeit?

Drei Schieberegler – und Sie sehen, was manuelle Abläufe Sie pro Jahr wirklich kosten.

15
6
45
Verlorene Arbeitszeit
4.140 Std.
pro Jahr – allein in diesem einen Prozess
Das entspricht
186.300
2,4 Vollzeitstellen, gebunden in Routine

Konservative Überschlagsrechnung (46 Arbeitswochen/Jahr). Wie viel davon tatsächlich hebbar ist, klären wir im Erstgespräch – kostenlos und ehrlich.

Für wen das passt

Die Kriterien für eine Zusammenarbeit

Wir nehmen bewusst nur Unternehmen auf, bei denen wir sicher sind, dass sich das Projekt rechnet. Prüfen Sie selbst:

Ungeeignet
Sie suchen nur ein Tool oder eine Lizenz – der Prozess dahinter soll bleiben, wie er ist
Die Fachbereiche haben keine Zeit, im Projekt mitzuarbeiten (ca. 2–4 Stunden pro Woche)
Entscheidungen laufen über mehrere Gremien und dauern Monate
Sie erwarten ein umfangreiches Strategiekonzept statt eines umgesetzten Prozesses
Alles soll auf einmal digitalisiert werden – ohne Priorisierung
Es gibt niemanden im Haus, der das System nach der Übergabe verantworten kann
Geeignet
Mittelständisches Unternehmen mit ca. 20 bis 500 Mitarbeitenden
Ein konkreter Prozess, der spürbar Zeit und Nerven kostet (Auftragsabwicklung, Angebote, Onboarding, Service …)
Entscheider sitzen mit am Tisch – Entscheidungen fallen in Tagen, nicht Monaten
Ihr Team ist bereit, den neuen Ablauf mitzugestalten und zu testen
Die Bereitschaft, partnerschaftlich zu arbeiten: offene Zahlen, offenes Feedback, Vertrauen
Die Bereitschaft, in einen professionell umgesetzten Kernprozess zu investieren – statt in die nächste ungenutzte Lizenz
Häufige Fragen

Was Geschäftsführer uns vor dem Start fragen

Was kostet ein Work-Easy-Projekt?

Ehrlich gesagt: Das hängt von Ihrem Prozess ab – Umfang, Zahl der Schnittstellen und beteiligte Bereiche bestimmen den Aufwand. Eine Pauschale, die für den 20-Personen-Handwerksbetrieb und den 400-Personen-Mittelständler gleichermaßen gilt, wäre unseriös.

Was wir Ihnen dafür zusagen können: Sie erhalten vor Projektstart ein Festpreisangebot – keine offene Tagessatz-Abrechnung, keine versteckten Kosten, kein Abo. Und zur Einordnung der Größenordnung: Rechnen Sie mit dem Stunden-Rechner oben aus, was Ihr Prozess Sie heute pro Jahr kostet – unsere Projekte amortisieren sich laut veröffentlichten Kundenergebnissen in unter drei Monaten. Die konkrete Zahl für Ihren Fall nennen wir Ihnen direkt nach dem Erstgespräch.

Wie viel Zeit muss mein Team investieren?

Etwa 2–4 Stunden pro Woche für die beteiligten Schlüsselpersonen – hauptsächlich in den Wochen 1–2 (Prozessaufnahme) und ab Woche 4 (Testen mit echten Vorgängen). Den Rest machen wir.

Wichtig: Diese Stunden sind keine Zusatzlast auf Dauer, sondern die Investition, die anschließend jede Woche Stunden zurückbringt.

Was passiert mit unserer bestehenden Software?

Sie bleibt, wo sie gut ist. Wir bauen wo immer möglich auf dem auf, was Sie haben – ERP, E-Mail, Office. Ersetzt wird nur, was nachweislich Zeit kostet: Excel-Schatten-Listen, Insellösungen, Zettelwirtschaft.

Wie sicher sind unsere Daten?

Wir arbeiten ausschließlich mit etablierten Standard-Werkzeugen mit DSGVO-konformen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Zugriffe werden rollenbasiert vergeben, sensible Bereiche bleiben bei Ihnen.

Auf Wunsch unterschreiben wir vor dem ersten Gespräch eine Vertraulichkeitsvereinbarung – das ist bei uns Standard, kein Sonderwunsch.

Was, wenn es bei uns nicht funktioniert?

Dann sagen wir es Ihnen – und zwar vorher. Genau dafür gibt es das Erstgespräch und die Kriterien weiter oben: Wir starten kein Projekt, bei dem wir nicht überzeugt sind, dass es sich rechnet.

Und weil ab Woche vier echte Vorgänge im System laufen, sehen Sie schwarz auf weiß, ob es trägt – nicht erst nach Projektende.

Unser Versprechen für das Erstgespräch: Nach dem Erstgespräch haben Sie eine ehrliche Potenzialabschätzung für Ihren Prozess – auch dann, wenn wir nicht zusammenarbeiten. Keine Verkaufsshow, kein Druck.
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In 2 Minuten zum kostenlosen Erstgespräch

Vier kurze Fragen – damit wir im Gespräch direkt über Ihren Prozess sprechen können, statt Grundsätzliches zu klären.

Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?

Frage 1 von 4

Über WORSY

Sebastian Mostertz & die WORSY Work Easy GmbH

Sebastian Mostertz ist Gründer und Geschäftsführer der WORSY Work Easy GmbH – der pragmatischen Alternative zur klassischen Strategieberatung. Weniger Theorie, mehr Umsetzung.

Sebastian bringt über 15 Jahre Erfahrung in der Steuerung komplexer Transformationen mittelständischer Unternehmen mit – branchenübergreifend. 2015 gründete er die auf Umsetzung spezialisierte Beratung operations+ Consulting; mit WORSY macht er diese erprobten Methoden einem breiteren Mittelstand zugänglich. WORSY ist zertifizierter Partner der führenden Standard-Plattformen monday.com und make.com.

Aus dieser Arbeit hat sich eines immer wieder bestätigt: Der wichtigste Erfolgsfaktor der Digitalisierung ist nicht das Tool, nicht der Kanal, nicht die Technik – sondern die Fähigkeit, einen Prozess so einfach zu machen, dass Menschen ihn gerne nutzen.

Genau darauf ist WORSY spezialisiert: Wir schauen, wo es hakt – und räumen es weg. Konkret, umsetzbar, ohne Floskeln.

Darüber spricht Sebastian Mostertz auf Veranstaltungen:

Warum 80 % der Digitalisierungsprojekte im Mittelstand scheitern – und wie Sie zu den anderen 20 % gehören
Wie Sie mit einem einzigen digitalisierten Kernprozess Tausende Arbeitsstunden pro Jahr zurückgewinnen
Warum Standard-Werkzeuge Eigenentwicklungen fast immer schlagen
Wie Sie Ihr Team für neue Abläufe gewinnen, statt sie zu verordnen
Sebastian Mostertz · Gründer & Geschäftsführer
Sebastian Mostertz · Gründer & Geschäftsführer
Bereit?

Bereit, Ihrem Team jede Woche Stunden zurückzugeben?

Dann lassen Sie jetzt prüfen, ob die Work-Easy-Methode auch bei Ihnen funktioniert. Wenn Ihr Unternehmen die Kriterien erfüllt und wir freie Kapazitäten haben, setzen wir Ihren ersten Kernprozess um – in zwölf Wochen.

Nach dem Gespräch haben Sie eine ehrliche Potenzialabschätzung für Ihren Prozess – auch wenn wir nicht zusammenarbeiten.