Für Geschäftsführung und Bereichsleitung in Unternehmen mit 30 bis 500 Mitarbeitenden.
Kürzen, einstellen, umbauen: Die Entscheidung fällt fast immer, bevor jemand die Stunden kennt.
Über eine Reihenfolge, die in fast jedem Unternehmen falsch herum läuft - und was passiert, wenn man sie umdreht.
Lesezeit ca. 6 Minuten.
Von Sebastian MostertzGeschäftsführer der WORSY Work Easy GmbHEs sind selten die großen Momente, an denen Sie es merken.
Es ist der Satz in der Runde: „Wir ertrinken“. Und Ihre Frage danach worin. Und dann entweder Stille oder fünf verschiedene Antworten.
Es ist die Abteilungsleiterin, die zum dritten Mal in diesem Quartal fragt, ob sie jemanden einstellen darf. Und Sie fragen sich: Muss das wirklich sein?
Es ist der Sparbeschluss, der feststeht — und die Frage, die niemand beantwortet: Welche Arbeit soll dafür eigentlich wegfallen?
Es ist die Krankmeldung, und zwei Tage lang findet niemand die eine Datei, die Sie gerade dringend brauchen.
Es ist das Vorhaben, das seit vier Monaten läuft, und alle haben recht, wenn sie sagen: Dafür ist gerade keine Zeit.
Es ist das neue Organigramm, in dem die Kästchen stimmen — und niemand sagen kann, wie viel Arbeit in welchem steckt.
Es ist der Moment, in dem Sie das Wort Zeiterfassung aussprechen und im Raum sofort etwas zumacht.
Und es ist die Excel-Datei von vor zwei Jahren, in der schon einmal jemand seine Aufgaben erfasst hat. Sie liegt noch in irgendeinem Ordner.
Wenn Sie hier auch nur einmal genickt haben, lesen Sie weiter. Der nachfolgende Text beschreibt einen Fehler, den ich in fünfzehn Jahren in fast jedem Unternehmen gesehen habe.
Wenn Sie sich in diesen Szenen wiederfinden und nicht weiterlesen möchten: Direkt einen Termin anfragen
Die Reihenfolge ist falsch herum
In den letzten Jahren haben Unternehmen aus fünf Gründen eine Zusammenarbeit mit uns angefragt. Eine Gemeinsamkeit ist mir erst nach Jahren aufgefallen.
In allen fünf ist die Entscheidung schon gefallen, bevor irgendjemand die Aufwände transparent gemacht hat.
Es wird gekürzt, bevor jemand weiß, wo die Zeit hingeht. Es wird eingestellt, bevor jemand weiß, wofür. Es wird digitalisiert, bevor jemand weiß, was das konkret bewirkt. Es wird umgebaut, bevor jemand weiß, welche Aufgabe wie viel Aufwand verursacht.
Und weil die Reihenfolge falsch herum ist, scheitern diese Anläufe an derselben Stelle - egal wie gut sie gemacht sind. Die neue Stelle ist nach zwölf Monaten wieder voll, weil niemand wusste, wofür sie geschaffen wurde. Nach der Kürzung ist der Aufwand zurück, weil die Arbeit geblieben ist und nur die Leute weniger wurden. Das Digitalisierungsprojekt perfektioniert eine Tätigkeit, die vierzig Stunden im Jahr kostet, während daneben eine mit tausendneunhundert unangetastet bleibt.
Es ist keine Frage der Anstrengung. Es ist eine Frage der Reihenfolge.
„Dann messen wir doch einfach.“ Genau da beginnt das zweite Problem
Eine Excel, alle tragen ein paar Wochen ihre Zeiten ein, fertig. Die meisten Unternehmen, die uns anfragen, haben das schon hinter sich — fast immer mit demselben Ausgang: Die Datei existiert. Aussagekraft hat sie nicht, und Entscheidungen sind daraus nie geworden.
Dafür gibt es vier nüchterne Gründe.
Kein System beantwortet die Frage.
Die Zeiterfassung misst Anwesenheit. Das ERP misst Vorgänge. Die Projektzeiterfassung misst, was abrechenbar ist. Keines dieser Werkzeuge ist dafür gebaut, zu sagen, wie viele Stunden im Jahr eine einzelne Tätigkeit kostet.
Die Frage wird falsch gestellt.
Gefragt wird meist: Wie viel Prozent Ihrer Zeit geht wohin? Darauf antwortet niemand präzise, weil niemand sein Jahr in Prozent erlebt. Am Ende stehen Schätzungen, die sich brav zu hundert addieren und erkenntnislos bleiben.
Von innen ist die Frage ein Angriff.
Wer intern fragt, warum ein Ablauf so ist, wie er ist, fragt fast immer jemanden, der ihn eingeführt hat — nicht selten im selben Raum. Die Antwort fällt dann rechtfertigend aus statt offen. Von außen gestellt ist dieselbe Frage kein Vorwurf.
Und niemand hält danach den Takt.
Nach der Auswertung kommt das Tagesgeschäft. Es ist nie das Erkenntnisproblem. Es ist immer das Umsetzungsproblem — in jeder Organisation.
Es reicht also nicht, die Stunden zu kennen. Sie brauchen am Ende eine Rangliste — und jemanden von außen, der den Takt hält, wenn es unbequem wird.
Wie die Zahlen aussehen, wenn Sie es tun
Eine Sachbearbeiterin im Vertriebsinnendienst füllt einmalig eine Vorlage aus. Das dauert 45 Minuten, auf Wunsch vollständig anonym. Je Tätigkeit genau drei Angaben: wie oft, wie lange, wie viele Rückfragen. Mehr nicht. Sie rechnet nichts und sie bewertet nichts.
Alle Vorlagen aus derselben Abteilung, zusammengeführt je Team und nie je Person, ergeben eine Rangliste. Die fünf größten Tätigkeiten darin binden rund ein Drittel der Abteilungszeit.
Und dann kommt der Teil, der die Diskussion dreht.
Alle fünf sind echter Aufwand. Aber wenn Sie eine Sache zuerst anfassen, ist die Reihenfolge nicht egal. Nach Gefühl fassen Sie Platz 4 an. Nach Zahlen Platz 1.
Zahlen aus Kundenprojekt mit 11 Mitarbeitenden im Vertriebsinnendienst, gerechnet mit 220 Arbeitstagen.
Was danach anders ist
Das Ergebnis ist nicht die Liste. Das Ergebnis ist, was in dem Raum passiert, in dem sie auf dem Tisch liegt.
Diskutiert wird, ob etwas aufwendig ist.
Jeder hat einen Eindruck, alle Eindrücke sind unterschiedlich, und wer am längsten dabei ist, hat meistens recht.
Diskutiert wird, was damit geschieht.
Die Runde einigt sich in zwanzig Minuten darauf, welche zwei Tätigkeiten zuerst angefasst werden — und wie.
Es ist ein kürzeres Gespräch, ein verbindlicheres — und eines, das das Team mitträgt, weil niemand seine eigene Arbeit als Verschwendung einstufen musste.
Ich habe diesen Fehler nicht erfunden. Ich bin ihm in 150 Projekten begegnet.
Inzwischen sind es mehr als 3.500 erfasste Mitarbeitende — in FMCG, Fashion, Pharma, Chemie, im produzierenden Gewerbe und im öffentlich-rechtlichen Umfeld.
Die Entlastung, die Unternehmen daraus tatsächlich realisiert haben, liegt zwischen 7 und 37 Prozent der erfassten Jahresstunden. In jeder Rechnung, die wir aufmachen, verwenden wir 7 Prozent — den niedrigsten Wert, den wir je gemessen haben.
Ergebnisse aus abgeschlossenen Projekten
Unternehmensgruppe mit 500+ Mitarbeitenden, Medien
über alle operativen und administrativen Bereiche hinwegMittelständisches Unternehmen mit 300 Mitarbeitenden, FMCG
Vertrieb, Marketing, Customer ServiceInhabergeführtes Pharma-Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden
R&D, Einkauf, Marketing, IT, Controlling, ProduktionsplanungWenn Sie die Reihenfolge umdrehen wollen, ist das hier der erste Schritt
Sie schildern Ihre Ausgangssituation — Kostenvorgabe, Wachstum ohne Neueinstellungen, Überlastung, Personenabhängigkeit oder Reorganisation. Wir sagen Ihnen, wie wir an Ihrer Stelle vorgehen würden. Danach entscheiden Sie, ob Sie es angehen.
30 Minuten, unverbindlich. Mitarbeiterzahl und Bereiche genügen als Vorbereitung.